Vai al contenuto
Home » Le dimissioni dal servizio del dipendente. La checklist con i principali adempimenti e controlli per gli Enti

Le dimissioni dal servizio del dipendente. La checklist con i principali adempimenti e controlli per gli Enti

Quali sono i principali adempimenti che l’Ente deve porre in essere quando riceve una lettera di dimissioni dal proprio dipendente

Se lavori presso l’ufficio risorse umane di un ente pubblico, devi sapere che sia il momento dell’assunzione quanto quello della cessazione portano con se una serie di adempimenti di rilevante natura per gli uffici.

Infatti se con l’assunzione si da avvio all’inizio della carriera lavorativa da parte del dipendente pubblico, con tutte le relative conseguente, anche la cessazione del dipendente ha una rilevante importanza.

Questo approfondimento racchiude le principali attività ed i principali controlli che gli Enti sono chiamati ad effettuare nel momento in cui si ricevono le dimissioni volontarie da parte di un proprio dipendente e può rappresentare una sorta di Checklist per le pubbliche amministrazioni che sono chiamate a gestire sotto il profilo amministrativo, economico e contabile le dimissioni volontarie dei propri dipendenti.

Prima di vedere quali sono i principali adempimenti che l’Ente deve porre in essere quando riceve una lettera di dimissioni, partiamo con l’elencare le principali motivazioni di “cessazione” del rapporto di lavoro.

Il rapporto di lavoro si può interrompere per numerosi motivi, quali ad esempio:

  • dimissioni volontarie
  • collocamento a riposo a domanda del dipendente
  • collocamento a riposo d’ufficio per raggiunti limiti ordinamentali
  • licenziamento
  • decesso
  • risoluzione unilaterale per inabilità assoluta e permanente a qualsiasi proficuo lavoro
  • risoluzione unilaterale ai sensi dell’art.48 del CCNL del 16.11.2022

Rispetto a quelli indicati nell’elenco, solamente i primi due avvengono per specifica volontà del dipendente.

I restanti, (decesso a parte), avvengono a seguito di un atto dell’Ente.

In questo approfondiremo parleremo principalmente delle attività dell’ufficio risorse umane in caso di cessazione per volontà del dipendente.

Prima di entrare nel dettaglio degli adempimenti conseguenti alla cessazione, facciamo una premessa.

Se ti interessa questo argomento, abbiamo realizzato un approfondimento relativo a:

Le dimissioni dal servizio del dipendente. Modulo fac simile lettera di dimissioni ed istruzioni.

In questo approfondimento abbiamo cercato di rispondere alle seguenti domande:

  • Come dimettersi da un pubblico impiego ?
  • Quanto preavviso bisogna dare all’Ente datore di lavoro in caso di dimissioni ?
  • Come si calcola il preavviso ?
  • Il preavviso deve essere lavorato ?
  • Cosa succede se durante il preavviso il dipendente è assente per malattia ?
  • Cosa succede se non viene dato il preavviso ?
  • In quali casi è possibile chiedere all’Ente di appartenenza di rinunciare al mancato preavviso ?
  • A quanto ammonta l’indennità sostitutiva del preavviso ?
  • A quale retribuzione si ha diritto in caso di dimissioni dal servizio ?
  • In caso di dimissioni volontarie dal servizio possono essere monetizzate le ferie ?
  • Come si formalizzano le dimissioni ?
  • Le dimissioni dal servizio sono irrevocabili ?
  • Quali sono le altre normative a cui prestare attenzione in caso di dimissioni dal servizio ?

Se ti interessa rispondere a tutte queste domande, troverai la risposta nell’approfondimento del Dott. Simone Salvi.

Clicca qui

per accedere all’approfondimento.

Fatta questa breve premessa, andiamo avanti sul tema degli adempimenti per gli Uffici risorse umane in caso di cessazione del rapporto di lavoro del dipendente.

Quali sono i principali adempimenti dell’ufficio del personale in caso di cessazione dal servizio ?

In questo approfondimento vedremo diversi punti come ad esempio:

  • va predisposta la determinazione di presa d’atto della cessazione ?
  • come controllare il rispetto del periodo di preavviso ?
  • cosa succede se il dipendente non ha rispettato il preavviso ?
  • come devono essere formalizzate le dimissioni ?
  • a chi vanno comunicate le dimissioni ?
  • come cambia l’ultima busta paga del dipendente tra tredicesima e recuperi ?
  • cosa effettuare in caso di cessioni del quinto, pignoramenti etc… ?
  • a chi comunicare le dimissioni ed entro quale termine ?

Partiamo dalle dimissioni volontarie

Per capire i risvolti economici e giuridici in caso di cessazione del rapporto di lavoro, facciamo una distinzione fondamentale tra:

  • Cessazione durante il periodo di prova
  • Cessazione dopo il periodo di prova

Cosa succede nel caso di cessazione dal servizio durante il periodo di prova?

In questo caso, occorre fare riferimento all’art.25 del CCNL Funzioni locali del 16.11.2022 che prevede che:

  1. Decorsa la metà del periodo di prova ciascuna delle parti può recedere dal rapporto in qualsiasi momento senza obbligo di preavviso né di indennità sostitutiva del preavviso, fatti salvi i casi di sospensione previsti dal comma 4. Il recesso opera dal momento della comunicazione alla controparte. Il recesso dell’ente deve essere motivato. La comunicazione del recesso può essere formalizzata anche a mezzo di posta elettronica certificata.
  2. Decorso il periodo di prova senza che il rapporto di lavoro sia stato risolto, il dipendente si intende confermato in servizio con il riconoscimento dell’anzianità dal giorno dell’assunzione.
  3. In caso di recesso, la retribuzione è corrisposta fino all’ultimo giorno di effettivo servizio compresi i ratei della tredicesima mensilità ove maturati.
  4. Il periodo di prova non può essere rinnovato o prorogato alla scadenza.

Perfetto.

Quindi abbiamo appreso un concetto molto importante.

Ovvero se è decorsa la metà del periodo di prova, allora ciascuna delle parti può recedere dal rapporto di lavoro in qualsiasi momento senza obbligo di preavviso.

Negli altri casi, il dipendente dimissionario è invece tenuto a fornire un preavviso che deve invece essere lavorato.

Per maggiori informazioni su questa tematica, ti consigliamo di consultare l’altro approfondimento cliccando qui.

Controllo della presenza di vizi formali sulla lettera di dimissioni

Il punto fondamentale delle dimissioni dal servizio del dipendente è rappresentato dalla manifestazione della propria volontà di voler recedere dal contratto.

Questa volontà deve essere formalizzata con un documento scritto (es. lettera di dimissioni).

Quali sono le caratteristiche che deve avere una lettera di dimissioni e quindi quali sono i controlli che l’ufficio deve effettuare?

  • formalizzata con documento scritto
  • contenere le generalità del dipendente
  • contenere la volontà di dimettersi dall’Ente
  • contenere la data a decorrere dalla quale cesserà il rapporto di lavoro
  • essere sottoscritta con firma digitale o autografa
  • contenere in allegato il documento di identità
  • indicare se si tratta di dimissioni con diritto a pensione e/o se si tratta di dimissioni di altro tipo
  • essere consegnata al protocollo dell’Ente (oppure inviata tramite pec) ed indirizzata all’ufficio de personale ed al responsabile della struttura presso cui risulta incardinato

I contenuti sopra elencati sono il contenuto minimo di una lettera di dimissione.

Ciascun passaggio ha una rilevanza sulle attività che l’ufficio del personale è chiamato poi ad effettuare.

Ad esempio:

  • la verifica della presenza della firma e del documento di identità consente all’Ente di verificare l’elemento soggettivo del procedimento, ovvero il soggetto che ha presentato le dimissioni dal servizio

Una lettera di dimissioni non firmata non può a mio avviso essere ammessa dall’ufficio per carenza di un elemento essenziale. In tale caso, si suggerisce, casomai di avviare un’istruttoria interna con il dipendente per acquisire ulteriori elementi.

Verifica del rispetto del periodo di preavviso

L’indicazione nella lettera di dimissioni del dipendente della data di cessazione del rapporto di lavoro consentirà all’Ente di poter verificare, tra le altre cose, il rispetto del periodo di preavviso.

Come abbiamo visto, nel caso di dimissioni durante il periodo di prova, ed in particolare quando sia trascorso almeno la metà di tale periodo “ciascuna delle parti può recedere dal rapporto in qualsiasi momento senza obbligo di preavviso“.

Negli altri casi, il dipendente è tenuto a fornire il periodo di prova all’ente di appartenenza, salvo casi particolari, in cui ad esempio l’Ente possa accogliere l’istanza del dipendente e quindi rinunciare al periodo di prova.

Salvo tali casi, quindi, l’ufficio del personale dovrà individuare

  • Individuare la data di decorrenza del preavviso. Infatti, I’art.12 comma 3 del CCNL del 2006 prevede che:”i termini di preavviso decorrono dal primo o dal sedicesimo giorno di ciascun mese“. Occorrerà quindi verificare qual è la data di presentazione delle dimissioni (generalmente la data di acquisizione al protocollo generale dell’Ente) ed quindi rispetto a tale data, verificare il primo o sedicesimo giorno da cui far decorrere il preavviso. Se per esempio un dipendente presenta le dimissioni in data 19.3.2023, il periodo di preavviso decorrerà dal 1.4.2023.
  • Verificare i giorni di ferie residui maturati e non fruiti dal dipendente. Come sappiamo i giorni di ferie maturati e non fruiti alla data di cessazione non possono essere monetizzati. Pertanto occorre che vengano fruiti prima della data di cessazione.
  • Verificare che il dipendente durante il periodo di preavviso fruisca di giorni di ferie e/o periodi di malattia. Infatti, durante i giorni di ferie ed i periodi di assenza per malattia del dipendente il preavviso si interrompe.
  • Verificare quindi che il periodo di preavviso sia stato interamente fornito dal dipendente.

Qualora questo non dovesse accadere, ovvero nel caso in cui il dipendente dimissionario non ha fornito un preavviso lavorato all’Ente di appartenenza, l’ufficio del personale è tenuto a recuperare dallo stipendio del dipendente dimissionario l’indennità sostitutiva per il mancato preavviso.

Cosa succede se non viene dato il preavviso ?

In questo caso assume rilevanza sempre l’art.12 del CCNL Regioni ed Autonomie locali del 9.5.2006 che, al comma 4 prevede che:

“La parte che risolve il rapporto di lavoro senza l’osservanza dei termini di cui ai commi 1 e 2 è tenuta a corrispondere all’altra parte un’indennità pari all’importo della retribuzione spettante per il periodo di mancato preavviso. L’amministrazione ha diritto di trattenere su quanto eventualmente dovuto al dipendente, un importo corrispondente alla retribuzione per il periodo di preavviso da questi non dato, senza pregiudizio per l’esercizio di altre azioni dirette al recupero del credito.”

In sintesi, se il dipendente presenta le dimissioni senza rispettare il periodo di preavviso ci sono 2 scenari:

  • l’Amministrazione di appartenenza trattiene dai compensi a lui spettanti, l’indennità sostitutiva del mancato preavviso, ovvero l’equivalente della retribuzione per i giorni di mancato preavviso del dipendente;
  • Il dipendente può chiede all’Amministrazione di rinunciare al preavviso, fornendo specifiche motivazioni.

Cessazione sul portale telematico entro il ventesimo giorno del mese successivo alla cessazione

Uno degli adempimenti telematici da segnare sul calendario è quello relativo alle cessazioni dal servizio previsto dall’articolo 9-bis, comma 2, del decreto-legge 1° ottobre 1996, n. 510, come modificato dall’art.5 della Legge – 04/11/2010, n.183

Le pubbliche amministrazioni sono tenute a comunicare, entro il ventesimo giorno del mese successivo alla data di assunzione, di proroga, di trasformazione e di cessazione, al servizio competente nel cui ambito territoriale è ubicata la sede di lavoro, l’assunzione, la proroga, la trasformazione e la cessazione dei rapporti di lavoro relativi al mese precedente. Tali comunicazioni sono effettuate anche nel caso di lavoratori detenuti o internati che prestano la loro attivita’ all’interno degli istituti penitenziari alle dipendenze dell’amministrazione penitenziaria o di altri enti, pubblici o privati

Tale norma prevede una scadenza rigida che se non rispettata da parte degli Uffici risorse umane può dare luogo a sanzioni amministrative.

Segniamo queste date sul calendario perchè, come abbiamo visto, hanno una rilevanza significativa tra gli adempimenti degli Uffici risorse umane in caso di cessazione di rapporti di lavoro.

Predisposizione della determinazione di presa d’atto della cessazione dal servizio

Tra le attività dell’ufficio risorse umane abbiamo, a mio avviso, anche quella della predisposizione della determina dirigenziale di presa d’atto della cessazione.

Non tutti gli enti la predispongono in caso di cessazione, ma a mio avviso è un atto molto importante per i seguenti motivi:

  • formalizza la presa d’atto della cessazione. Questa determinazione si aggiungerà a quella del fascicolo del dipendente e consentirà una gestione semplificata sotto il profilo amministrativo contabile;
  • quando il dipendente andrà in pensione, abbiamo un atto per certificare la fine del periodo di servizio
  • come le determinazioni di assunzione di personale hanno una rilevanza contabile in quanto impegnano la spesa dell’Ente, così le determinazioni di presa d’atto delle cessazioni hanno una rilevanza contabile in quanto consentono all’ente di “liberare” risorse a bilancio

Comunicazione interna all’Ente

La comunicazione interna all’Ente ha una rilevanza molto importante.

Infatti la cessazione dal servizio oltre ad essere comunicata al dirigente dell’ufficio al cui interno il dipendente lavorata ed al dirigente dell’ufficio risorse umane, dovrà essere comunicata, a cura dell’ufficio del personale anche ad altri soggetti dell’Ente quali ad esempio:

  • Responsabile servizio IT (per eventuale disabilitazione servizi telematici, posta elettronica, licenze software, hardware e postazioni di lavoro, etc…)
  • Responsabile della trasparenza per aggiornamenti relativi al sito internet dell’Ente
  • Responsabile fascicoli del personale. Aggiornamento fascicolo economico e giuridoco del dipendente
  • Responsabile programmazione fabbisogno di personale, nel caso tale figura debba essere sostituita e quindi nel caso in cui occorre procedere con la nuova programmazione di reclutamento risorse umane.
  • Responsabile assunzioni categorie protette. Se il dipendente dimissionario rientrava nelle categorie protette, occorre verificare se a seguito della cessazione l’Ente si trovi in deficit sulla quote d’obbligo e procedere conseguentemente ad attivare la procedura di reclutamento.
  • etc…

Liquidazione di specifiche competenze (es. tredicesima mensilità, lavoro straordinario)

Cosa cambia nel cedolino del dipendente dimissionario ?

Sicuramente che percepirà la tredicesima mensilità al momento della cessazione e quindi, la maggiorparte delle volte anticipatamente rispetto al mese di dicembre.

L’ufficio del personale dovrà quindi procedere alla liquidazione delle mensilità maturate fino alla cessazione incluso il rateo relativo alla tredicesima mensilità maturata dal dipendente.

Occorrerrà inoltre procedere alla liquidazione anche degli altri compensi accessori maturati alla data di cessazione e non ancora liquidati, come ad esempio il compenso per il lavoro straordinario, atteso che non è possibile usufruire del recupero orario, data la cessazione dal servizio.

Altro aspetto riguarda chiaramente anche i conguagli fiscali che dovranno essere imputati nell’ultimo cedolino paga del dipendente.

I recuperi stipendiali in caso di cessazione

Attenzione però.

Infatti, in caso di cessazione del dipendente occorrerà verificare anche il cartellino presenze del dipendente per verificare la presenza di “debiti orari” non recuperati, oppure altre cause dalle quali possono derivare dei recuperi stipendiali.

E’ buona prassi, pertanto, acquisire una comunicazione da parte dell’ufficio che si occupa delle presenze per accertarsi che non siano presenti debiti orari da recuperare, ovvero, laddove siano presenti, procedere con le relative decurtazioni stipendiali a carico del dipendente.

Verifica della presenza di obbligazioni particolari all’interno del cedolino del dipendente (es. cessioni del quinto, delegazioni di pagamento, pignoramenti, etc…)

Rimanendo in tema busta paga, c’è una tematica di rilevante importanza che riguarda le cessazioni di personale da parte delle pubbliche amministrazioni…ovvero la presenza di:

  • cessioni del quinto
  • delegazioni di pagamento
  • pignoramenti
  • etc…

Infatti, una delle prime attività da verificare quando un dipendente presenta le dimissioni dal servizio è proprio la presenza, all’interno del cedolino paga, di una trattenuta a titolo di cessione del quinto dello stipendio, delegazione di pagamento, oppure pignoramento di un quinto dello stipendio.

Questa attività è molto importante in quanto importante in quanto occorre tempestivamente informare i soggetti interessati che a decorrere dal mese di ______________, non sarà più possibile procedere con il versamento della rata riferita alla cessione / delegazione / pignoramento.

In questi casi, un ritardo nella comunicazione oppure una dimenticanza da parte degli uffici può infatti arrecare danni alle finanziarie e/o ai creditori pignoratizi, quindi è importante verificare tempestivamente la presenza di queste voci nel cedolino stipendiale del dipendente dimissionario.

Invio documentazione telematica all’INPS per pensione e TFR / TFS

Tra gli altri adempimenti in capo all’ufficio risorse umane, al momento del ricevimento delle dimissioni del dipendente ed in particolare, una volta che lo stesso dipendente sia effettivamente cessato da servizio, oppure in caso di collocamento a riposo con diritto a pensione, prima della cessazione, l’ufficio del personale è tenuto a trasmettere all’INPS la pratica telematica relativa alla certificazione dei periodi pensionistici, l’ultimo miglio, il TFR/TFS, etc…

Le ferie non sono monetizzabili, salvo casi particolari

Lo abbiamo detto in precedenza e specificato nell’altro approfondimento.

Le ferie maturate e non godute alla data di cessazione per cause che dipendono dalla volontà del dipendente non potranno essere monetizzate, in accordo con il D.L. 95/2012.

Ricordiamo infatti che la citata normativa prevede che:

Le ferie, i riposi ed i permessi spettanti al personale, anche di qualifica dirigenziale, delle amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione, come individuate dall’Istituto nazionale di statistica (ISTAT) ai sensi dell’articolo 1, comma 2, della legge 31 dicembre 2009, n. 196, nonche’ delle autorita’ indipendenti ivi inclusa la Commissione nazionale per le società e la borsa (Consob), sono obbligatoriamente fruiti secondo quanto previsto dai rispettivi ordinamenti e non danno luogo in nessun caso alla corresponsione di trattamenti economici sostitutivi. La presente disposizione si applica anche in caso di cessazione del rapporto di lavoro per mobilità, dimissioni, risoluzione, pensionamento e raggiungimento del limite di età. Eventuali disposizioni normative e contrattuali più favorevoli cessano di avere applicazione a decorrere dall’entrata in vigore del presente decreto. La violazione della presente disposizione, oltre a comportare il recupero delle somme indebitamente erogate, è fonte di responsabilità disciplinare ed amministrativa per il dirigente responsabile. Il presente comma non si applica al personale docente e amministrativo, tecnico e ausiliario supplente breve e saltuario o docente con contratto fino al termine delle lezioni o delle attivita’ didattiche, limitatamente alla differenza tra i giorni di ferie spettanti e quelli in cui e’ consentito al personale in questione di fruire delle ferie

Nel tempo sono stati rilasciati diversi pareri dal Dipartimento della Funzione Pubblica che riportiamo a seguire.

Parere DFP n.40033 dell’8 ottobre 2012

Non monetizzabili le ferie non godute per la fruizione del congedo ex articolo 42 del decreto legislativo n.151/2001

Ci sono dei casi specifici in cui le ferie maturate e non godute alla data di cessazione possono essere liquidate, ma tenuto conto del fatto che la normativa è molto articolata e complessa, si rinvia ad uno specifico approfondimento.

Le altre verifiche collegate alla cessazione come la clausola di c.d. pantouflage

Una delle ulteriori verifiche in capo agli uffici risorse umane riguarda la c.d. clausola di pantouflage, ovvero il divieto, previsto dall’art. 53, comma 16-ter del D.Lgs. n.165/2001, per i dipendenti che hanno esercitato poteri autoritativi o negoziali per le PA di svolgere attività lavorativa o professionale presso i privati destinatari dell’attività pubblica svolta.

Vediamo cosa dice in specifico la normativa.

16-ter. I dipendenti che, negli ultimi tre anni di servizio, hanno esercitato poteri autoritativi o negoziali per conto delle pubbliche amministrazioni di cui all’articolo 1, comma 2, non possono svolgere, nei tre anni successivi alla cessazione del rapporto di pubblico impiego, attivita’ lavorativa o professionale presso i soggetti privati destinatari dell’attivita’ della pubblica amministrazione svolta attraverso i medesimi poteri. I contratti conclusi e gli incarichi conferiti in violazione di quanto previsto dal presente comma sono nulli ed e’ fatto divieto ai soggetti privati che li hanno conclusi o conferiti di contrattare con le pubbliche amministrazioni per i successivi tre anni con obbligo di restituzione dei compensi eventualmente percepiti e accertati ad essi riferiti.

La finalità della clausola di pantouflage è quella di a garantire che l’integrità e l’imparzialità della pubblica amministrazione siano mantenute, promuovendo un’atmosfera di fiducia e trasparenza.

Gli uffici risorse umane dovranno, a mio avviso, quanto meno acquisire dal dipendente dimissionario una dichiarazione di essere informato dell’obbligazione in argomento.

Conclusioni

Tirando le fila di quanto abbiamo discusso in questo approfondimento possiamo dire che l’Ente datore di lavoro è chiamato ad effettuare una serie di controlli ed adempimenti sia di carattere amministrativo che contabile nel momento in cui riceve una lettera di dimissioni volontarie da parte del proprio dipendente.

Questo articolo può rappresentare una sorta di Checklist per le pubbliche amministrazioni che sono chiamate a gestire sotto il profilo amministrativo, economico e contabile le dimissioni volontarie dei propri dipendenti.

Come abbiamo visto, alcuni controlli fanno riferimento alla necessità di verificare che presenza di tutti gli elementi essenziali all’interno della lettera di dimissioni del dipendente.

Altri controlli sono riferiti alla necessità di verificare se il dipendente sia o meno obbligato a fornire il “preavviso lavorato” all’Ente datore di lavoro ed in quest’ultimo caso, verificare se il preavviso sia stato correttamente fornito. In caso contrario occorre attivare la procedura per il recupero dell’indennità sostitutiva del mancato preavviso.

Abbiamo visto da quando decorre il preavviso, come si calcola il preavviso e quindi, cosa succede in caso di malattia, ferie, etc…

Sempre sui controlli amministrativi, ricordiamoci la necessità di una corretta informazione all’interno dell’Ente circa l’avvenuta cessazione del dipendente.

Se parliamo di adempimenti, abbiamo poi l’obbligo di cessare il dipendente sulla piattaforma telematica territoriale entro il ventesimo giorno del mese successivo a quello della cessazione.

Ulteriori controlli sono invece di natura economico / contabile, in quanto attengono alle competenze spettanti ad il dipendente prima della cessazione e/o agli eventuali recuperi.

Iscriviti alla newsletter per ricevere le news su personale ed enti locali
Iscriviti alla newsletter per ricevere le news su personale ed enti locali

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

Inizia
Serve aiuto ?
Salve 👋
come possiamo aiutarla ?